3 gode råd til den IT ansvarlige:
Hvordan kan du optimere værdien af din virksomheds brugte IT hardware, uden at sætte data sikkerhed eller miljøpåvirkning over styr?
Du kender det sikkert godt; hvert fjerde eller femte år skal `IT flåden` fornyes i næsten enhver virksomhed. Nye servere med større ydeevne, og mindre strømforbrug. Ligeså med alt lige fra disk-storage systemer, netværks switche, routere i datacentret, og nye PC`ere og bærbare til medabejderne. Det drejer sig om tusindvis af enheder, milliarder af kroner, år efter år.
Er indkøbsrunden eller budgettet stort nok, går det ofte i udbud, og de største leverandører lægger sig i selen, og der er rift og skarp konkurrence om at kunne tage ordren. Nogle gange så stor en handel, at den trækker overskrifter i danske IT medier. En stor handel er en fjer i hatten for enhver IT leverandør, så det skal også fejres, men måske i enkelte tilfælde skal et udbud gå om, eller gå rettens vej pga teknikaliteter eller fejl i forløbet.
Men hvad sker der med det gamle hardware, de brugte enheder som nu skal afløses af nye? Midt i alt arbejdet med indkøb, vareleveringer, fejring og planlægning af nyt hardware og software, sættes alle interne resurser og kompetencer ofte udelukkende ind på implementeringen af nyanskaffelserne. Dette er skam også yderst vigtigt, men det resulterer desværre alt for ofte i, at der ikke tages højde for udfasning af det gamle hardware. Der er meget sjældent en håndfast `cradle-to-the-grave` plan på bordet.
I stedet hober det aflagte hardware sig op, i datacenteret, serverrummet, kælderen eller hvor der nu lige er plads. Her kan det stå i mange år, hvilket naturligvis ikke er hensigtsmæssigt. Måske er man heldig at blive kontaktet af en IT broker der ønsker at købe dette udstyr. Måske står det tilbage, glemt, indtil den næste nye IT chef beordrer det bortskaffet. Og det er her man skal være særlig opmærksom på de faldgruber der findes. Ikke alle er klar over at der ofte er værdi (penge at hente) for det gamle hardware. Ikke altid, men ofte. Heller ikke alle er klar over de data-sikkerhedsmæssige risici der er forbundet med denne uhensigtsmæssige opbevaring.
Datasikkerhed er utroligt vigtigt, det vil jeg ikke uddybe nærmere i denne artikel da der findes rigeligt med information om emnet, og ivrigt burde være indlysende. Men i korte træk, så anbefaler vi altid virksomhederne at foretage datasletning lokalt (on premises) samt efterfølgende få foretaget professionel og certificeret sletning foretaget. Derfor: Undgå så vidt muligt at køre enhederne på genbrugspladsen, eller ringe til metalskrot-handleren, det ved vi desværre, er ofte hvad der sker. Vi kender endda nogen der vælger at bruge en hammer eller boremaskine til at lave skade på harddiske og de databærende medier, og det er måske meget underholdende at udføre, men det giver desværre ingen som helst garanti for datasikkerheden, hvilket mange fejlagtigt tror. Der findes masser af "data-obduktions" (data-forensics) værktøjer som kan genskabe 99.999% af data på disk-skiver fra ødelagte harddiske og medier.
Derfor har vi samlet 3 gode råd til dig der er involveret i virksomhedens IT afdeling, og har med hardware og datasikkerhed at gøre.
Råd nr 1.
Sørg så vidt det er muligt altid for at planlægge hvordan der slettes data på alle enheder, altså i god tid, helst umiddelbart efter de er taget ud af brug, men stadig er kabel-forbundet til strømkilder, netværk, keyboard og monitor. Det gør det nemmere at starte data sletningen. Nogle systemer har indbygget sikker data-sletnings funktion, fx Lenovo ThinkSystem (klik her for at se guide hvordan du selv kan slette harddisken), andre systemer kræver professionel assistance. Her findes forskellige professionelle løsninger man kan købe eller leje. Fx en Degausser eller EraserCube (produceret af data-sikkerhedsfirmaet YouWipe) til formålet, eller sågar en shredder kendt under navnet harddisk-makulator. Venter man for længe, bliver det mere besværligt at finde kabler, strøm og udstyr frem til at starte et system op forfra, nogle gange så `dør` strømforsyningen, batteri eller en harddisk, bare fordi den har stået offline i for lang tid. Alt efter i hvilket rum det har været opbevaret kan temperatur, luftfugtighed og støv, resultere i at systemet slet ikke kan startes. Rustdannelse på elektriske printboards, eller læk af batterisyre er noget der desværre kan ske. Men dette kan heldigvis nemt undgåes. Der kræves blot rettidig handling. Tid er penge, og rettidig omhu er guld værd i denne sammenhæng. :-)
Råd nr 2.
Hold ordentligt styr på jeres enheder. Der findes i dag en række forskellige `asset management` software værktøjer (dem vil jeg ikke komme nærmere ind på her), men selv et simpelt dokument i word eller excel rækker ofte ganske fint til at dokumentere hvilke enheder man har, hvor man har dem, og om de er i drift eller ej. Her bør man bogføre model og type numre, serienumre, software, garanti-udløbsdato'er, samt beskrivelse af enheden og eventuelle opgraderinger der måtte være tilføjet senere. Hvis man kender til komponenter som er defekte, så kan dette med fordel bemærkes i dokumentet. Dette er ikke bare en støtte til IT afdelingens budget og økonomi afdeling, men en stor hjælp til ikke blot at få det højeste tilbagekøbstilbud, men det mest akkurate bud. IT brokere byder ofte ud fra forventninger eller gæt, og tager forbehold for fejl og mangler eller defekter, og derfor vil de justere buddet efterfølgende, hvilket ikke altid er gavnligt for samarbejdet. Det højeste bud er således ikke altid det bedste. Sigt efter det mest akkurate. Det får man oftest ved at vælge en professionel og erfaren samarbejdspartner som har styr på sikkerheden, og som kan dokumentere alle processer, og/eller f.eks. er ISO certificeret.
Råd nr 3.
Tænk på miljøet!. For hver ny server eller PC der produceres belastes CO2 udledningen med askillige ton. Der skal dog nyt udstyr til en gang i mellem, det er indlysende, men som udgangspunkt bør man altid afsøge ALLE muligheder for at levetidsforlænge de eksisterende enheder. Den mest anvendte metode, og langt bedste metode iøvrigt, er at opgradere ældre systemer med mere hukommelse og SSD/Flash diske eller hurtigere CPU. Det giver øget performance lige på stedet, og lavere strømforbrug. Forlæng jeres service -og garanti aftaler gennem en uafhængig service-udbyder. Selvom det kan koste mange penge at købe opgraderinger, nogle gange næsten det samme som nyt udstyr, så husk på de uendeligt mange mandetimer der spares ved at beholde eksisterende systemer i drift. Det kræver altid meget arbejde at udskifte enheder, og det har IT cheferne det med at overse (eller nedprioritere i beslutningsprocessen), da de ofte har andre `folk` til den slags arbejde. Man har et afgrænset fokusområde og en opgave, og her mangler "the big picture" ofte. Allokering af de interne medarbejderes tid er altså ekstrem vigtig. Heldigvis er vores erfaring at cirka 9 ud af 10 gange giver denne metode en "tredobbelt sejr". Med det mener jeg; man sparer både penge, tid og CO2. Hos Inside Systems kalder vi dette `Win Win Win` business.
Jeg håber læsningen har givet anledning til eftertanke og inspration. Slutteligt vil jeg sige at Inside Systems medarbejdere naturligvis står til rådighed med al tænkelig hjælp omrking tilbagekøb, datasletning, salg opgraderinger eller serviceaftaler ud over garantiperioden.
Venlig hilsen
Andreas Lund Fibiger
Bestyrelsesformand og Grundlægger af INSIDE SYSTEMS.
Om skribenten:
Med over 23 års erfaring fra IT hardware branchen, herunder daglig drift, køb og salg af både nyt og brugt IT Hardware, har Andreas oplevet lidt af hvert. Og selvom tilstanden i danske virksomheders IT flåder er blevet meget bedre siden slut halvfemserne, er der desværre stadig masser af plads til forbedring. Især på datasikkerheden. I 2007 stiftede han med sin hustru Melike Fibiger, Inside Systems i Aalborg, som i dag beskæftiger 20 medarbejdere, der har specialiseret sig i professionel og certificeret datasletning, data-destruktion, renovering, tilbagekøb og videresalg af datacenter udstyr til virksomheder i alle størrelser, i hele verden.