3 gode råd til den IT ansvarlige:
Sådan får du mere for dit brugte IT udstyr.
Hvordan kan man optimere værdien af sin virksomheds brugte IT hardware, uden at sætte data sikkerhed eller miljøpåvirkning over styr?
Du kender det godt, hvert fjerde eller femte år skal `IT flåden` fornyes i næsten enhver virksomhed. Nye servere med større ydeevne, og mindre strømforbrug. Ligeså med alt lige fra disk-storage systemer, netværks switche, routere i datacentret, og nye PC`ere og bærbare til medabejderne. Det drejer sig om tusindvis af enheder, milliarder af kroner, år efter år.
Er indkøbsrunden eller budgettet stort nok, går det ofte i udbud, og de største leverandører lægger sig i selen, og der er rift og skarp konkurrence om at kunne tage ordren. Nogle gange så stor en handel, at den trækker overskrifter i danske IT medier. En stor handel er en fjer i hatten for enhver IT leverandør, så det skal også fejres, men måske i enkelte tilfælde skal et udbud gå om, eller gå rettens vej pga teknikaliteter eller fejl i forløbet.
Men hvad sker der med det gamle hardware, de brugte enheder som nu skal afløses af nye? Midt i alt arbejdet med indkøb, vareleveringer, fejring og planlægning af nyt hardware og software, sættes alle interne resurser og kompetencer ofte udelukkende ind på implementeringen af nyanskaffelserne. Dette er skam også yderst vigtigt, men det resulterer desværre alt for ofte i, at der ikke tages højde for udfasning af det gamle hardware. Der er meget sjældent en håndfast `cradle to the grave` plan på bordet.
I stedet hober det aflagte hardware sig op, i datacenteret, serverrummet, kælderen eller hvor der nu lige er plads. Her kan det stå i mange år, hvilket naturligvis ikke er hensigtsmæssigt. Måske er man heldig at blive kontaktet af en IT broker som Inside Systems der ønsker at købe dette udstyr. Måske står det tilbage, glemt, indtil den næste nye IT chef beordrer det bortskaffet. Og det er her man skal være særlig opmærksom på hvilke faldgruber der kan findes. Ikke alle er klar over der er værdi (penge at hente) for det gamle hardware. Ikke altid, men ofte. Heller ikke alle er klar over de data-sikkerhedsmæssige risici der er forbundet med denne uhensigtsmæssige opbevaring.
Datasikkerhed er utroligt vigtigt, det behøves ikke uddybes i denne artikel da der findes rigeligt med information om emnet, men i korte træk, så anbefaler vi altid virksomhederne at foretage datasletning lokalt (on premises).
Det kan foreksempelt gøres ved at leje en degauser som magnetisk ødelægger alt data på hard disken, og gør den ubrugelig.
En anden mulighed er med en erasureboks, som vores erasurecube som kan tilkobles direkte til SAS eller SATA diske hvor diske kan tilkobles og få slettet data - disken kan genbruges bagefter og skåner derved miljøet.
En tredje mulighed er simpelt at få diskene fysisk destrueret i en shredder som laver medierne til små stykker.
Derfor: Undgå så vidt muligt at køre enhederne på genbrugspladsen, eller ringe til metalskrot-handleren, det ved vi desværre, er ofte hvad der sker. Vi kender endda nogen der vælger at bruge en hammer eller boremaskine til at lave skade på harddiske og de databærende medier, det er sikkert meget underholdende at udføre, men det giver desværre ingen som helst garanti for datasikkerheden, hvilket mange fejlagtigt tror. Der findes masser af "data-obduktions" (data-forensics) værktøjer som kan genskabe 99.999% af data på disk-skiver fra ødelagte harddiske og medier.
Derfor har vi samlet 3 gode råd til dig der er involveret i virksomhedens IT afdeling, og har med hardware og datasikkerhed at gøre.
Råd nr 1.
Sørg så vidt det er muligt altid for at slette data på alle enheder, i god tid, helst umiddelbart efter de er taget ud af drift, men stadig er kabel-forbundet til strømkilder, netværk, keyboard og monitor. Det gør det nemt at starte data sletningen. Nogle systemer har indbygget data sletnings funktion, fx Lenovo (klik her for at se guide hvordan du selv kan slette harddisken), andre systemer kræver professionel assistance. Her findes forskellige professionelle løsninger man kan købe eller leje. Fx en Degausser, eller EraserCube til formålet, eller sågar en shredder. Venter man for længe, bliver det mere besværligt at finde kabler, strøm og udstyr frem til at starte et system op forfra, nogle gange så `dør` strømforsyningen eller en harddisk, bare fordi den har stået offline i for lang tid. Alt efter i hvilket rum det har været opbevaret kan temperatur, luftfugtighed og støv, resultere i at systemet slet ikke kan startes. Rustdannelse på elektriske printboards, eller læk af batterisyre er noget der desværre kan ske. Men dette kan heldigvis nemt undgåes. Der kræves blot rettidig handling. Tid er penge, og rettidig omhu er guld værd i denne sammenhæng. :-)
Råd nr 2.
Hold ordentligt styr på jeres enheder. Der findes i dag en række forskellige `asset management` software værktøjer (dem vil jeg ikke komme nærmere ind på her), men selv et simpelt word eller excel dokument rækker ofte ganske fint til at dokumentere hvilke enheder man har, hvor man har dem, og om de er i drift eller ej. Her bør man bogføre model og type numre, serienumre, software, garanti-udløbsdato'er, samt beskrivelse af enheden og eventuelle opgraderinger der måtte være tilføjet senere. Hvis man kender til komponenter som er defekte, så kan dette med fordel bemærkes i dokumentet. Dette er ikke bare en støtte til IT afdelingens budget og økonomi afdeling, men en stor hjælp til ikke blot at få det højeste tilbagekøbstilbud, men det mest akkurate bud. IT brokere byder ofte ud fra forventninger eller gæt, og tager forbehold for fejl og mangler eller defekter, og derfor vil de justere buddet efterfølgende, bede om kredit nota, hvilket ikke er gavnligt for samarbejdet. Det højeste bud er således ikke altid det bedste. Sigt efter det mest akkurate. Det får man oftest ved at vælge en professionel og erfaren samarbejdspartner som har styr på sikkerheden, og som kan dokumentere sine processer, eller f.eks. er ISO certificeret.
Råd nr 3.
Tænk på miljøet!. For hver ny server eller PC der produceres belastes CO2 udledning med askillige ton. Der skal dog nyt udstyr til en gang i mellem, det er indlysende, men som udgangspunkt bør man altid afsøge ALLE muligheder for at levetidsforlænge de eksisterende enheder. Den mest anvendte metode, og langt bedste metode iøvrigt, er at opgradere ældre systemer med mere hukommelse og SSD/Flash diske. Det giver øget performance lige på stedet, og lavere strømforbrug. Forlæng gerne service -og garanti aftalerne, gerne med en uafhængig service-udbyder. Selvom det kan koste mange penge at købe opgraderinger, nogle gange næsten det samme som nyt udstyr, så husk på de uendeligt mange mandetimer der spares ved at beholde eksisterende systemer i drift. Det kræver altid meget arbejde at udskifte enheder, og det har IT cheferne det med at overse (eller nedprioritere i beslutningsprocessen), da de ofte har andre `folk` til den slags arbejde. Men allokering af de interne medarbejderes tid er altså ekstrem vigtig. Ni ud af ti gange giver denne metode heldigvis "tredobbelt sejr". Man sparer både penge, tid og CO2. Hos Inside Systems kalder vi dette `Win Win Win`.
Jeg håber læsningen har givet anledning til eftertanke og inspration. Slutteligt vil jeg sige at Inside Systems naturligvis står til rådighed med al hjælp omrking tilbagekøb, datasletning, salg opgraderinger eller serviceaftaler ud over garantiperioden.
Venlig hilsen
Andreas Lund Fibiger
Bestyrelsesformand og Grundlægger af INSIDE SYSTEMS.
Om skribenten:
Med over 23 års erfaring fra IT hardware branchen, herunder daglig drift, køb og salg af både nyt og brugt IT Hardware, har Andreas oplevet lidt af hvert. Og selvom tilstanden i danske virksomheders IT flåder er blevet meget bedre siden slut halvfemserne, er der desværre stadig masser af plads til forbedring. Især på datasikkerheden. I 2007 stiftede han med sin hustru Melike Fibiger, Inside Systems i Aalborg, som i dag beskæftiger 20 medarbejdere, der har specialiseret sig i professionel og certificeret datasletning, data-destruktion, renovering, tilbagekøb og videresalg af datacenter udstyr til virksomheder i alle størrelser, i hele verden.